거래명세서 양식 다운로드 및 작성 주의사항

거래명세서는 상품이나 서비스의 거래 조건을 확인하고, 공급자와 공급받는 자의 신뢰를 구축하고 분쟁을 예방하기 위한 목적을 가지고 있습니다. 거래명세서 양식을 어떤 것을 사용해야 하는지 거래명세서 양식 다운로드 및 작성 주의사항을 함께 설명해 드리도록 하겠습니다.

거래명세서란

거래명세서는 사업자나 개인 간의 거래에서 상품이나 서비스를 주고받을 때, 구체적인 거래 내역(품목, 수량, 단가, 금액, 인도일자, 거래일자 등)을 기록하여 상대방과 서로 내용을 확인하고 보관하기 위해 작성하는 문서입니다.

거래명세서는 세무상 법적 효력(적격증빙¹)은 없지만, 거래 당사자 간의 신뢰 확보와 분쟁을 예방하며, 회사 내부 증빙 자료로 활용하는 용도입니다.

다만, 거래명세서는 법정서류는 아니기 때문에 세금계산서와 영수증 등의 법적 증빙 서류와는 구분해야 하지만, 세무조사와 부가가치세 공제 과정에서 사실을 확인하기 위한 용도로 요청받는 경우가 많기 때문에 관행적으로 거래명세서는 필수 서류로 사용되고 있습니다.

거래명세서에는 어떤 내용을 기재해야 하는지 알아보고, 거래명세서 양식 다운로드 및 작성 주의사항을 설명해 드리도록 하겠습니다.

거래명세서 양식 다운로드

거래명세서는 법적으로 정해진 양식이 없으며, 자체만으로는 법적 효력을 가지지는 않습니다. 다만, 실무적으로 통용되는 필수 기재 항목들이 있습니다. 필수 기재 항목은 거래 사실을 명확하게 증명하기 위해 관행적으로 사용하는 양식을 사용할 수 있습니다.

거래명세서 양식에는 아래와 같은 항목들이 포함되어 있습니다.

머리글: 발행일(작성일), 문서번호, 공급자·공급받는 자 상호·주소·사업자등록번호·연락처
본문: 거래일자, 품목, 규격, 수량, 단가, 공급가액, 세액(부가세), 합계 금액(총액)
바닥글: 인도 및 설치 장소(납품 장소), 결제조건(현금, 어음, 온라인 등), 담당자 성명·연락처, 비고란

위 항목들을 기준으로 양식을 자유롭게 만들어서 사용해도 됩니다. 하지만, 사업을 운영해 보면 아시다시피 다른 업무들로 많은 어려움이 있는데, 거래명세서를 직접 수정하거나 만들어서 사용하는 것은 어려움이 있습니다.

거래명세서 양식은 다양한 종류가 있을 수 있습니다. 4개의 거래명세서 양식 엑셀 파일 중에서 필요한 양식을 선택해서 다운로드해서 사용하면 되겠습니다.

거래명세서 양식 2 - 공급자 표시 — **거래명세서 양식 1 – 일반형**

양식 1 다운로드 🔗

양식 2 다운로드 🔗

위 2개의 거래명세서 양식은 가장 일반적인 양식이지만, 양식에 조금 차이만 있을 뿐 동일한 양식이니 마음에 드는 양식을 선택해서 다운로드하시기 바랍니다.

거래명세서 양식 3 - 거래조건 포함 — **거래명세서 양식 3 – 거래조건 포함**

거래명세서 양식 4 - 거래조건 합계금액 — **거래명세서 양식 3 – 거래조건 포함**

양식 3 다운로드 🔗

양식 4 다운로드 🔗

거래명세서 3, 4 양식은 공급자와 공급받는 자의 정보를 모두 적을 수 있는 양식입니다. 추가로 거래 조건을 함께 적을 수 있으니 2개 양식을 비교해 보시기 바랍니다.

거래명세서 작성 주의사항

업체마다 사용하는 거래명세서의 양식은 차이가 있습니다. 따라서 양식이 다르기 때문에 거래 상대가 내용을 찾기 어려울 수 있습니다. 이럴 때는 내부 표준 양식 중 매입처별 거래명세서 내역표와 같은 양식을 활용하면, 보다 편리하게 거래명세서를 관리할 수 있습니다.

매입처별 거래명세서 내역표 양식 다운로드 🔗

또한, 수량, 총액, 공급가액 등의 용어가 양식에 따라 다를 수 있기 때문에 위 매입처별 거래명세서 내역표 양식을 사용하면, 보다 쉽게 거래명세서를 관리할 수 있습니다.

세금계산서처럼 거래명세서는 법적 발행기한은 없지만, 회계와 세무 증빙 일관성을 위해서는 동일기간 내 발행하는 것을 추천합니다. 또한, 거래명세서와 세금계산서 금액이 다르면, 매입세액 불공제와 가산세 위험 등이 있기 때문에 전자세금계산서를 발행하기 전에는 최종적으로 교차하여 검증하는 것이 좋습니다.

거래명세서에는 공급자(판매자)와 공급받는 자(구매자)의 정보를 정확하게 기재해야 하며, 거래 내역도 상세하고 정확하게 기재해야 합니다. 또한, 모든 거래명세서는 통상적으로 5년 동안 보관하는 것을 권장합니다.

분쟁을 예방하기 위한 목적으로 거래명세서를 활용하기 때문에 불명확한 용어나 약어를 사용하지 않고, 간결하게 내용을 작성해야 합니다.

이상으로 거래명세서 양식 다운로드 및 작성 주의사항을 모두 설명해 드렸습니다.

거래명세서는 의무가 아닌 선택형 서류지만, 투명한 거래와 세무 리스크를 최소화하기 위해 실무적으로는 필수 서류에 해당합니다. 필요한 경우에는 전자 발행 또는 자동화 기능을 활용해서 작성하는 번거로움을 줄일 수 있으며, 세금계산서, 계약서, 인수증과 함께 관리 및 보관해서 안전하게 관리할 수 있습니다.

거래명세서 양식 다운로드에서는 4가지 유형의 엑셀 파일 양식을 다운로드할 수 있는데, 정해진 양식은 없기 때문에 4가지 양식을 직접 비교해 보고 활용하시기 바랍니다.

거래명세서 FAQ

거래명세서 FAQ에서는 거래명세서와 관련하여 많은 분들이 궁금해하는 질문에 답변 내용을 정리했으니 자세한 내용을 참고하시기 바랍니다.

Q1. 거래명세서만 받고 세금계산서를 받지 못했는데, 비용 처리 가능한가요?

A1. 원칙적으로 거래명세서만으로는 비용 처리는 불가능합니다. 세법상 비용으로 인정받기 위해서는 적격증빙은 필수입니다.
다만, 계좌 이체 내역 등 다른 객관적인 자료와 함께 거래 사실을 입증하면 비용으로 인정받을 수 있는 여지는 있지만, 적격증빙 미수취에 대한 가산세(거래 금액의 2%)가 부과될 수 있습니다.

Q2. 거래명세서는 법적으로 꼭 발행해야 하는 건가요?

A2. 아닙니다. 법적으로 발행해야 할 의무는 없습니다. 다만, 대부분의 상거래에서는 거래 내용을 확인하고, 신뢰를 확보하기 위해 관행적으로 거래명세서를 주고 받고 있습니다.

Q3. 거래명세서는 언제까지 보관해야 하나요?

A3. 거래명세서는 법정 보관 기간이 명시되어 있는 것은 아닙니다. 다만, 거래 사실을 증명하는 증빙서류의 일종이기 때문에 국세기본법 제85조의 3(장부 등의 비치와 보존)에서 규정하고 있는 장부 및 증빙서류 보관 기간은 5년(역외거래 7년)으로 명시되어 있기 때문에 5년간 보관하는 것이 안전합니다.