내용증명이 필요한 순간은 채무 변제, 임대차 계약 등 다양한 경우가 있습니다. 내용증명을 작성할 때 어떤 내용을 넣고, 빼야 하는지 그리고 작성한 내용증명은 어떤 법적 효력을 가지는지 어떻게 발송하는지 이해하기 쉽도록 내용증명 작성 및 내용증명 보내는 방법을 설명해 드리도록 하겠습니다.
목차
내용증명이란
내용증명은 우체국에서 우편물의 내용을 서면으로 증명해 주는 제도로서 발송인이 수취인에게 보낸 문서의 내용과 발송일자, 수취일자를 우체국에서 증명하는 증명취급제도입니다.
쉽게 말해 내용증명은 누가 언제 누구에게 어떤 내용의 문서를 발송했는지 기록을 우체국에서 증명하고, 우편물의 내용을 소송상의 증거 자료로 활용할 수 있습니다.
내용증명 법적 효력
내용증명 법적 효력에 대한 질문은 내용증명을 보낸 발송인이나 내용증명을 받은 수취인 모두에게 궁금한 사항입니다. 결론부터 말씀드리면 실제로 내용증명에 담긴 내용에 대한 법률적인 효력은 전혀 없습니다.
하지만, 내용증명 법적 효력은 발송인이 작성한 내용증명의 내용을 통해 의사와 생각을 상대방(수취인)에게 통제하는 정도의 효력을 가지고 있다고 볼 수 있습니다.
일반우편의 경우에는 발송 후에는 상대방이 우편을 받았는지 여부를 확인할 수 없습니다. 수취여부를 확인할 수 없음에 따라 배달증명 우편이 도입되었고, 배달증명으로 우편을 보내는 것을 등기라고 합니다.
등기를 보내게 되면 수취인이 수령했을 때, 사인을 해야 하기 때문에 등기를 보냈을 때는 수취인이 우편물을 받았다는 증거가 될 수 있습니다. 하지만, 배달증명 우편의 경우에는 보낸 우편물의 내용을 확인할 수는 없습니다.
- 일반 우편 : 우편물의 수취 여부 확인이 불가능한 우편물
- 배달증명 우편 : 우편물의 수취 여부를 확인할 수 있지만, 우편물의 내용을 확인할 수 없는 우편물
- 내용증명 : 발송인이 수취인에게 보낸 우편물의 내용을 증명하고, 수취 여부 및 발송날짜, 수취날짜를 확인 및 증명할 수 있는 우편물
내용증명 법적 효력은 어떤 내용의 우편물을 보냈는지 내용을 증명하고, 수취인이 받았다는 사실을 증명할 수 있는 효력을 가지고 있습니다.
만약 내용증명을 보내고 난 뒤 우체국에서는 수취인에게 전달했다는 사실이 기록되어 있지만 수취인은 받지 않았다고 주장했을 때는 내용증명의 증명제도를 통해 수취인이 전달받았다는 사실을 증명하는 법적 효력을 가지고 있습니다.
또한, 내용증명에 담긴 내용에 대해 수취인이 내용을 몰랐다고 주장했을 때는 내용증명에 담긴 내용이 사실임을 증명할 수 있습니다.
내용증명을 보내야 하는 이유는 법률적으로 보았을 때, 상대방에게 통지를 반드시 해야 하는 것들이 있기 때문입니다.
상대방에게 통지해야 하는 대표적인 항목은 임대차 계약의 해지를 통지할 때 등이 있습니다.
하지만, 우체국에서 내용증명을 보내더라도 상대방이 수취하지 않아서 반송되는 경우에는 작성한 내용증명을 사진으로 촬영해서 문자로 보내고, 상대방이 메시지를 읽었다는 사실이 확인된다면, 내용증명으로서의 법적 효력을 가질 수 있게 됩니다.
예를 들어 카카오톡 메시지는 받은 사람이 읽는 순간 메시지에 ‘1’ 표시가 사라지기 때문에 내용증명을 전달받았다는 사실로서 법적으로 상당한 증거가 될 수 있습니다.
내용증명 작성 방법
내용증명은 양식이나 정해진 형식이 없지만, 기초적인 요건을 충족해야 우체국에서 내용증명을 보낼 수 있습니다.
우체국에서는 내용증명의 접수 요건을 충족하는 경우에는 원본과 등본의 일치 여부를 검사하고 내용증명에 담겨 있는 내용이나 형식에 대해 문제를 삼거나 접수를 거부하지는 않습니다.
내용증명은 등기우편으로 발송되기 때문에 내용증명 작성 시 기본적으로 발송인(발신인)과 수취인(수신인)의 성명과 주소가 정확하게 기재되어 있어야 합니다. 성명과 주소를 정확하게 기재하지 않는다면, 우체국에서 내용증명 접수를 거부할 수 있습니다.
내용증명 작성 방법 5가지를 설명해 드리도록 하겠습니다.
수취인에게 전달하려는 의사표시를 분명하게 작성하기
첫 번째 수취인에게 전달하려는 의사표시를 내용증명에 명확하게 기재해야 합니다. 임대차 계약 시 임대인이나 임차인에게 전달하려는 내용이 계약을 해지하는 내용이라면, 언제까지 집을 비워달라는 내용을 넣어야 합니다.
민법상 계약해제권을 행사하기 위해서는 내용증명을 두 번에 걸쳐서 보내는 것이 좋습니다. 계약 해지를 위한 내용증명을 보낸다면 첫 번째 내용증명에는 게약을 언제까지 이행하라는 독촉의 내용이 담긴 내용증명을 작성하여 보내고, 두 번째 내용증명에는 첫 번째 내용증명에 담긴 기한까지 이행하지 않는다면, 계약을 해제하겠다는 내용으로 작성하는 것이 좋습니다.
육하원칙에 맞춰 간단하고, 요약하여 작성하기
내용증명은 최대한 육하원칙1에 맞춰 간단하고, 요약된 내용으로 작성하는 것이 좋습니다.
예를 들어 채권자가 채무자에게 변제를 요청할 때는 ‘채무자는 2025년 0월 0일까지 채권자에게 채무금액(00원)을 변제해 주세요.’라고 작성하고 임대인이 임차인에게 계약 해지를 요청할 때는 ‘임차인은 2025년 0월 0일까지 000 아파트(또는 주택) 몇 동, 몇 호에서 나가주세요.’라고 작성하는 것이 좋습니다.
예시로 설명해 드린 내용은 간단한 문장이지만, 주어, 일시, 장소, 상대방, 목적물, 행위 순으로 작성한 육하원칙에 알맞고, 간단하고 요약한 내용증명 작성 예시입니다.
특히 내용이 길지 않아야 하는 이유는 내용이 길어짐으로 인해 상대방에게 빌미를 잡힐 수 있는 리스크를 줄이기 위함이기도 합니다.
이행가능한 기한을 설정하여 작성하기
내용증명에 기한을 정한다면, 상대방이 실현 가능한 기한을 설정하여 작성하는 것이 필요합니다. 법적으로 ‘상당한 기간’이라는 용어를 사용하는데, 보통은 송달 예정일 이후 일주일 정도의 기한을 두는 것이 좋습니다.
상당한 기간보다 짧다면, 독촉으로서의 법적 효력을 갖출 수 없을 수 있기 때문입니다.
절제되어 있는 단어나 문장으로 압박문구를 넣어 작성하기
내용증명을 작성하는 과정에서 감정이 과열되거나 내용증명만으로 상대방에게 원하는 목적을 달성하려고 할 때는 여과 없는 부적절한 용어들이 사용될 수 있습니다.
내용증명에는 공공의 질서 또는 선량한 풍속에 반하는 내용으로 작성하면 우체국에서 접수를 받아주지 않기 때문에 내용증명을 작성할 때는 감정이 섞인 단어나 문장은 최대한 배제하고, 압박을 위한 문구는 최대한 절제하여 작성하는 것이 좋습니다.
또한, 해지나 변제를 요청하는 내용증명에 이행하지 않았을 때는 어떻게 하겠다는 전략을 노출하는 것은 좋지 못한 내용증명 작성법 중 하나입니다.
예를 들어 ‘언제까지 이행하지 않는다면, 민형사상 법적 조치를 취하겠다.’라는 정도의 내용이 절제되어 있는 단어나 문장의 압박문구 수준이 될 수 있습니다.
내용증명에 담긴 단어나 문장이 수취인에게 큰 압박감이 될 수도 있지만, 더 큰 압박감은 변호사를 선임한 다음 로펌 명의로 내용증명을 발송하는 것도 좋은 방법 중 하나입니다.
회신연락처와 같은 소통할 수 있는 방법을 기재하기
내용증명을 전달받은 수취인이 발송인과의 협상을 원할 수도 있기 때문에 내용증명에는 이메일 주소, 휴대전화 번호 등의 회신받을 수 있는 연락처나 연락 수단을 기재해 두는 것이 좋습니다.
내용증명 보내는 방법 2가지
내용증명 보내는 방법은 2가지가 있습니다.
- 우체국 방문해서 보내는 방법
- 인터넷 우체국 홈페이지 보내는 방법
우체국에 직접 방문해서 내용증명을 보내는 방법이 가장 일반적인 방법입니다. 하지만, 내용증명을 보낼 수 있는 방법 중 가장 편리한 방법은 인터넷 우체국 홈페이지에서 보내는 방법입니다.
우체국 방문해서 보내는 방법
우체국에 직접 방문해서 내용증명 보내는 방법은 작성한 내용증명을 3부 준비해 가야 합니다. 내용증명 3부가 필요한 이유는 우체국 보관용 1부, 발송인 보관용 1부, 수취인 보관용 1부로 사용하기 때문입니다.
내용증명 3부는 모두 이면지가 아닌 A4 용지로 1부를 작성하고, 2부는 원본을 복사해서 우체국에 제출해야 합니다.
우체국에서는 ‘내용증명우편물 발송 증명’ 스티커를 붙여서 1부는 발송인에게 돌려주고, 1부는 수취인에게 발송하고, 남은 내용증명 1부는 우체국에서 3년 동안 보관하게 됩니다.
발송인이 우체국으로부터 돌려받은 스티커가 부착된 내용증명 원본은 나중에 법적 절차를 진행하는 동안 증거자료로 활용될 수 있기 때문에 잘 보관해 두어야 합니다.
인터넷 우체국 홈페이지 보내는 방법
인터넷 우체국 홈페이지에서 내용증명 보내는 방법은 내용증명을 출력하여 발송하는 방식이 아닌 전자문서 형식으로 내용증명을 보내는 방법입니다.
인터넷 우체국 홈페이지에서 내용증명을 보내는 방법은 다음과 같습니다.
1. 인터넷 우체국 홈페이지 내용증명 신청 페이지에 접속합니다.
2. “변경사항 및 매뉴얼” 버튼을 클릭한 다음 ‘인터넷 내용증명 사용매뉴얼’ 파일을 다운로드합니다.
3. 내용증명 신청 페이지에서 “신청” 버튼을 클릭합니다.
4. 편집기 프로그램(편집툴, SGA 뷰어) 다운로드 및 설치합니다.
5. 회원가입 및 로그인을 합니다.
6. 인터넷 내용증명 사용매뉴얼을 참고해서 내용증명을 작성하고, 주소록 입력 후 수수료 결제 후 내용증명 발송 신청을 완료합니다.
내용증명을 보낸 뒤 등기번호를 사용해서 내용증명을 전달받았는지 여부를 확인할 수 있으며, 나의 내용증명 조회를 통해 작성한 내용증명을 확인할 수 있습니다.
이상으로 내용증명 법적 효력, 내용증명 작성 방법, 내용증명 보내는 방법 2가지를 모두 설명해 드렸습니다.
사실 내용증명을 보내거나 받아야 할 일이 없는 것이 가장 좋습니다. 하지만, 법적 분쟁이 일어나기 전에 적절하게 작성한 내용증명을 보내는 것만으로도 법적 절차를 진행하지 않고 문제를 해결할 수도 있습니다.
또한, 법적 절차를 진행하는 과정에서 발생할 수 있는 문제들을 내용증명을 통해 해결할 수도 있습니다. 따라서 설명해 드린 내용증명 관련 내용을 자세히 살펴보시고 필요한 경우 내용증명을 작성하여 보내 보시기 바랍니다.
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