재직증명서는 근로자가 발급 요청 시점에 회사에서 근무하고 있음을 증명할 수 있는 서류로 재직 중인 회사에서 발급받을 수 있습니다. 직원이 재직증명서 발급 요청을 했을 때, 사용할 수 있는 재직증명서 양식 다운로드 방법과 재직증명서를 발급해 주어야 할 의무가 있으며, 작성할 때는 몇 가지 주의사항까지 함께 설명해 드리도록 하겠습니다.
목차
재직증명서란
재직증명서는 근로자가 현재 특정 회사에 재직하고 있다는 사실을 증명하는 공식 문서입니다. 재직증명서는 근로자가 소속되어 있는 회사에서 발급하며, 기본적으로 증명서에는 근로자의 기본 정보와 직위, 부서, 입사일, 재직 사실 등을 기재합니다.
재직증명서는 금융 기관에서 대출 신청과 신용카드 발급 신청 시에 신청일 시점에 근로자라는 사실을 증명하거나 공공기관 및 관공서에 비자 신청, 신분 확인 용도, 정부 지원 사업 신청 등에 증빙 서류로 제출할 수 있습니다. 또는 다른 회사로 이직을 하거나 전직 시에도 경력증명서를 대신하여 재직증명서를 제출할 수도 있습니다.
재직증명서는 단순하게 근무하고 있다는 사실을 증명할 뿐만 아니라 특정 회사에 소속되어 있는 개인의 신분이나 고용 상태 등을 확인할 수 있는 서류의 용도이기도 합니다.
재직증명서 양식 다운로드
재직증명서의 양식은 표준화되어 있지 않기 때문에 일반적인 항목들을 포함하여 회사 내부에서 적절한 재직증명서 양식을 다운로드하거나 자체적으로 양식을 만들어서 근로자에게 발급할 때 사용할 수 있습니다.
재직증명서 양식은 한글 재직증명서와 영문 재직증명서 양식으로 나누어 볼 수 있습니다. 2가지 양식을 모두 다운로드할 수 있도록 안내해 드리도록 하겠습니다.
한글 재직증명서 양식 다운로드
한글 재직증명서 양식 다운로드를 3가지 종류로 준비했습니다. 3가지 종류의 양식은 모두 hwp 파일 형식의 한글 파일로 준비했습니다.
3가지 유형의 한글 재직증명서 양식 이미지를 클릭하면, 큰 화면으로 내용을 살펴볼 수 있으니 회사에서 사용하기 가장 적합한 양식을 다운로드해서 사용하시기 바랍니다.
재직증명서는 표준화된 법적 양식이 별도로 없기 때문에 다운로드한 한글 재직증명서 양식을 편집해서 사용해도 무관하니 자유롭게 활용하시기 바랍니다.
위 다운로드 링크를 클릭하시면, 양식을 다운로드할 수 있습니다.
영문 재직증명서 양식 다운로드
근로자가 만약 영문 재직증명서 발급을 요청한다면, 영문 재직증명서 양식에 맞춰 작성할 수 있도록 영문 재직증명서 양식 다운로드를 할 수 있도록 안내해 드리겠습니다.
재직증명서, 경력증명서를 비롯한 사용증명서에는 근로자가 요청한 특정 내용만을 포함하여 기재해서 발급해주어야 할 의무가 있습니다. 따라서 임금과 같은 근로자가 증명서에 포함을 원하지 않는 사항을 임의로 추가해서는 안됩니다.
따라서 재직증명서 양식 다운로드 후 근로자의 요청에 따라 양식을 자유롭게 변경하여 작성 및 발급 업무에 사용하시기 바랍니다.
재직증명서 발급 의무
재직증명서 발급 의무는 재직 중이거나 퇴직 후 해당 증명서가 필요한 근로자가 꼭 알아야 하며, 발급 의무를 가지는 회사에서도 꼭 숙지해야 할 내용입니다. 숙지해야 하는 이유는 근로자가 정당하게 발급을 요청할 수 있어야 하며, 이에 회사에서는 정당한 요청에 발급해주어야 할 의무를 알아야 하기 때문입니다.
재직증명서는 근로기준법 제39조(사용증명서)에 따라 근로자가 요청하였을 때, 사용자가 사용기간과 업무 종류, 지위와 임금 등 재직증명서 사용 용도나 목적에 따라 사실을 기재한 재직증명서를 즉시 발급해 주어야 할 의무가 있습니다.
또한, 재직증명서에는 근로자가 요구한 사항만 기재하는 것을 원칙으로 하며, 추가적인 정보를 포함하지 않고 발급해 주어야 합니다.
근로자는 정규직 또는 비정규직, 일용직 등의 근로 형태와는 상관없이 발급을 요청할 수 있지만, 근로기준법 시행령 제19조(사용증명서의 청구)에 따라 근로자가 회사에서 30일 이상 근무한 경우에만 재직증명서를 발급 요청할 수 있습니다.
만약 근로자가 회사에 재직증명서 발급 요청을 했지만, 회사에서 발급을 거부하여 재직증명서 발급 의무를 위반했을 때는 근로기준법 제116조(과태료) 제2항의 제39조를 위반한 것으로 판단하여 500만 원 이하의 과태료가 부과될 수 있습니다.
다만, 근로자가 퇴직하기 전인 재직 중에는 재직증명서를 발급해 주어야 하고, 퇴직 후 3년까지는 경력증명서 또는 퇴직증명서를 발급해주어야 합니다. 만약 근로자가 퇴직한 지 3년이 지났다면, 근로기준법 시행령 제19조(사용증명서의 청구)에 따라 회사에서는 퇴직한 근로자에게 사용증명서를 발급해 주어야 할 의무는 사라지게 됩니다.
재직증명서 작성 주의사항
재직증명서를 작성할 때는 몇 가지 주의사항을 염두하고 작성해야 합니다.
① 정확한 정보를 기재해야 합니다. 정확한 정보란 재직자의 기본 정보와 회사 정보 그리고 재직 사항, 날짜, 발급 목적(용도) 등을 틀림없이 작성해야 합니다.
② 재직증명서에는 최신 정보를 반영해서 작성해야 합니다. 현재 시점을 기준으로 작성해야 하며, 과거 이력 또는 퇴사 예정일 등은 기재하지 않습니다. 또한, 최근 부서 이동이나 진급 등의 직위 변경 사항을 모두 반영해서 작성해야 합니다.
③ 회사 직인 날인 또는 대표자 서명을 반드시 해서 회사의 공식 문서라는 사실을 표시해야 합니다. 만약 직인이 누락된 재직증명서는 효력을 인정받지 못하거나 무효 처리될 수 있습니다.
④ 재직증명서는 기본적으로 원본으로 발급받아 제출하는 것을 원칙으로 하고 있습니다. 따라서 사본이나 스캔본은 인정받지 못할 수 있으니 회사에서는 원본으로 재직자에게 발급하고, 재직자 또한 제출할 때는 원본을 제출해야 합니다. 만약 사본을 제출해야 하는 경우에는 원본대조필 도장을 받아 제출할 수도 있습니다.
이상으로 재직증명서 양식 다운로드(발급 의무, 작성 주의사항) 내용을 모두 정리해서 설명해 드렸습니다.
재직증명서 양식은 영문과 한글 2가지 버전 모두 각각 3가지 양식을 다운로드할 수 있도록 안내해 드렸습니다. 안내해 드린 양식 중 필요한 양식을 다운로드해서 사용하시길 바랍니다. 또한, 재직증명서 발급 의무와 작성 주의사항 내용을 참고하셔서 재직증명서 발급 업무에 참고하시기 바랍니다.
재직증명서 FAQ
Q1. 재직증명서는 언제 필요한가요?
A1. 대출 신청, 비자 발급, 신용카드 발급 등 금융기관 또는 공공기관 및 관공서에서 제출을 요청했을 때, 필요합니다.
Q2. 퇴사 후에도 재직증명서를 발급받을 수 있나요?
A2. 퇴사 후에는 재직증명서를 발급받을 수 없습니다. 다만, 해촉증명서 또는 경력증명서를 요청해서 퇴직 후 3년 이내까지 발급받을 수 있습니다.
Q3. 회사에서 재직증명서 발급을 거부할 수 있나요?
A3. 근로기준법에 따르면 회사에서 근로자가 재직증명서(사용증명서)를 발급 요청했을 경우 발급해야 할 의무가 있으며, 발급 거부 시에는 과태료 처분을 받을 수 있습니다.
Q4. 재직증명서에도 유효기간이 있나요?
A4. 법적으로 재직증명서는 유효기간이 없지만, 일반적으로 발급일 기준 1개월 이내의 재직증명서 제출을 요구하는 경우가 많습니다. 따라서 제출 기관에 문의하여 유효기간을 확인하는 것이 필요합니다.
Q5. 영문 재직증명서 발급도 가능한가요?
Q5. 가능합니다. 해외 비자 신청이나 외국계 기업 제출용으로 필요한 영문 재직증명서를 회사에 발급 요청할 수 있습니다.
Q6. 재직증명서 발급은 누가 누구에게 요청해야 하나요?
A6. 재직증명서 발급 요청은 근로자 본인 또는 법적 대리인이 재직 중인 회사에 요청해야 합니다.
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