급여명세서(임금명세서, 급여지급명세서)는 고용주가 작성하여 근로자에게 급여를 지급할 때 함께 교부해야 할 의무가 있습니다. 사업장에서 알아야 할 급여명세서 작성 방법과 필수 기재사항 그리고 엑셀 파일 급여명세서 양식 다운로드 방법을 안내해 드리도록 하겠습니다.
목차
급여명세서 필수 기재사항
급여명세서는 고용주가 전자 또는 종이 형식으로 작성하는 근로자의 급여 기록 서류입니다.
급여명세서는 법적으로 정한 표준 양식은 없지만, 근로기준법 시행령 제27조의2(임금명세서의 기재사항)에 따라 필수적으로 기재해야 하는 몇 가지 사항이 있습니다.
- 근로자를 특정할 수 있는 정보 : 근로자의 성명, 생년월일, 사원번호 등 기재
- 임금 지급일(월급을 입금한 날짜) 기재
- 임금 총액(보수 총액) 기재
- 임금 구성 항목별 금액 : 기본급, 각종 수당, 상여금, 성과급 등 기재
- 출근일수나 시간 등에 따라 달라지는 경우 임금 구성 항목별 금액 계산 방법 기재(연장근로, 야간근로, 휴일근로의 경우 시간 수 포함)
- 임금의 공제 항목별 금액과 총액 등 공제내역 기재(원천징수세, 사회보험료 등)
위 필수 기재사항은 꼭 급여명세서 양식에 포함해야 하며, 이외에 사업장이나 고용주가 원하는 내용을 포함하여 급여명세서를 작성해야 합니다.
급여명세서 양식 다운로드
고용주는 근로기준법 제48조(임금대장 및 임금명세서) 제2항에 따라 임금을 지급할 때, 근로자에게 급여명세서(임금명세서)를 작성하여 교부해야 할 의무가 있습니다.
사업장에서 급여명세서 작성 및 교부는 인사 부서에서 근무하는 인사 담당자가 맡고 있으며, 회계 프로그램을 사용해서 전자문서로 급여명세서를 작성 및 교부하는 경우도 많습니다.
다만, 전자 시스템을 활용하지 않거나 인사 부서를 별도로 두고 있지 않는 사업장에서는 급여명세서 엑셀 파일 양식을 다운로드해서 직접 수기로 작성하는 방법도 있습니다.
따라서 급여명세서를 필요로 하시는 분들을 위해서 급여명세서 양식 다운로드 안내를 해드리려고 합니다.
준비한 급여명세서 양식은 4가지 종류가 있습니다. 급여명세서 양식 1번부터 4번까지 이미지로 양식을 살펴본 다음 “다운로드 🔗” 버튼을 클릭해서 엑셀 파일 양식을 다운로드하시기 바랍니다.
급여명세서 양식 다운로드를 안내해 드렸으니, 급여명세서를 어떻게 작성해야 하는지 이어서 설명해 드리겠습니다.
급여명세서 작성 방법
급여명세서 양식에 항목별 어떤 내용을 기재해야 하는지 급여명세서 작성 방법에 대해 알려 드리도록 하겠습니다.
① 근로자 인적사항
- 성명 : 근로자의 이름을 기재
- 사원번호 : 사업장에서 근로자에게 부여한 사원번호 기재
- 부서 : 근로자가 소속되어 있는 부서명을 기재
- 직책 : 근로자의 직책 기재
근로자 인적사항을 기재할 때는 급여명세서를 작성하는 시점에 맞춰 최신화된 정보를 기재해야 합니다. 예를 들어 사원번호가 변경되었거나, 부서와 직책에 변동사항이 있는 경우 최신화된 인적사항을 정확하게 기재합니다.
② 사업장 및 고용주 정보
- 회사명 / 대표자명 : 급여명세서에는 사업장 명칭과 대표자명을 기재합니다. 또한, 회사 직인을 날인해서 공식 문서임을 확인해야 합니다.
- 사업자등록번호 : 회사의 사업자등록번호를 기재
③ 급여 지급 기간
- 급여 지급일 : 근로자에게 급여를 실제로 지급한 날짜를 기재
- 귀속기간(근로기간) : 근로자에게 지급한 급여가 어떤 기간의 근로에 대한 보상인지를 기재합니다.
④ 급여 내역
- 기본급 : 근로 계약서와 취업 규칙 등에 따라 결정한 기본임금을 기재
- 각종 수당 : 연장근로수당1, 야간근로수당2, 휴일근로수당3, 직책수당4, 가족수당5, 교통수당6, 식대7, 기타수당 등 근로자에게 지급한 기본급 이외에 각종 수당을 모두 기재합니다.
- 상여금 : 정기적으로 또는 비정기적으로 지급하는 상여금 기재
- 성과급 : 근로자가 업무 성과를 이루어 냄으로써 지급하는 금액을 기재
- 총 급여액 : 기본급, 각종 수당, 상여금, 성과급을 모두 합산한 금액을 기재
⑤ 공제 내역
- 소득세 : 근로 소득에 대해 원천징수하는 소득세를 기재
- 지방소득세 : 소득세의 10%에 해당하는 지방소득세를 기재
- 국민연금 : 국민연금 보험료 기재(소득의 9%, 고용주와 근로자 각각 4.5%씩 부담)
- 건강보험 : 건강보험료 기재(2025년 기준 소득의 7.09%, 고용주와 근로자 각각 50% 부담)
- 고용보험 : 고용보험료 기재
- 기타 공제액 : 식대 공제, 사내 대출 상환금, 조합비 등 근로자의 급여에서 공제하는 명칭과 금액을 정확하게 기재
- 공제 합계액 : 원천징수세액, 사회보험료, 기타 공제액을 모두 합산한 공제액을 기재
⑥ 실 급여액
실 급여액은 실 지급액이라고 하기도 하며, 총 급여액에서 공제 합계액을 뺀 근로자에게 실제로 지급되는 급여를 기재합니다.
⑦ 기타 근로사항
앞서 설명해 드린 6가지 항목 이외에 근로일수, 근로시간 수, 연장/야간/휴일/ 근로 시간 수, 통상임금 등을 기재합니다.
급여명세서를 작성할 때 기재하는 모든 금액은 원 단위까지 정확하게 기재해야 합니다. 또한, 근로자의 이해를 돕기 위해 각종 수당의 계산식이나 계산 방법 등을 함께 기재할 수 있습니다.
급여명세서 FAQ
Q1. 급여명세서 양식이 별도로 정해져 있나요?
A2. 아닙니다. 법적으로 특별히 정한 양식은 없습니다. 다만, 법적으로 정한 필수 기재사항은 있기 때문에 급여명세서(임금명세서) 양식을 활용할 때는 참고해야 합니다.
Q2. 급여명세서를 근로자에게 발급해 주었는데, 3년 간 보존해야 하나요?
A2. 네. 임금명세서(급여명세서)는 회사에서 3년간 보존하는 것을 근로기준법으로 정하고 있습니다. 따라서, 최소 3년 간 급여명세서를 보존해야 할 의무가 있습니다.
Q3. 퇴직금을 지급할 때, 임금명세서를 교부해야 하나요?
A3. 네. 급여를 지급할 때와 마찬가지로 퇴직금을 지급할 때도 근로자에게 임금명세서(급여명세서)를 교부해야 합니다.
Q4. 급여명세서에 근로자의 서명이나 사인을 받아야 하나요?
A4. 근로자에게 급여명세서에 서명이나 사인을 받을 필요 없습니다. 고용주는 근로자에게 급여를 지급하면서 함께 명세서를 교부할 의무를 가지지만, 서명이나 사인을 받을 의무는 없습니다
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1. 재직증명서 양식 다운로드(발급 의무, 작성 주의사항)
- 연장근로수당 : 법정 근로시간을 초과한 근로 시간에 대해 지급한 수당(통상임금의 1.5배) ↩︎
- 야간근로수당 : 오후 10시부터 다음날 오전 6시 사이인 야간 근로에 대한 수당(통상임금의 0.5배 가산) ↩︎
- 휴일근로수당 : 휴일에 근로해서 지급한 수당(8시간 이내 통상임금의 1.5배, 8시간 초과 시 통상임금의 2배) ↩︎
- 직책수당 : 근로자가 특정 직책의 업무를 수행함으로써 지급하는 수당 ↩︎
- 가족수당 : 부양가족이 있는 근로자에게 지급하는 수당 ↩︎
- 교통수당 : 출·퇴근에 필요한 비용을 보조하기 위해 지급하는 수당 ↩︎
- 식대 : 식사를 제공하지 않는 사업장에서 회사 내규에 따라 지급하는 수당 ↩︎
