엑셀 파일의 용량(size)이 크면 실행 및 작업 속도 저하, 첨부 파일 제한 등 다양한 문제가 발생할 수 있습니다. 이런 문제를 해결하기 위해서는 엑셀 파일의 용량을 줄여야 합니다. 다양한 원인으로 용량이 증가하기 때문에 이번 글에서는 엑셀 파일 용량 줄이기 5가지 방법을 통해 다양한 원인을 직접적으로 해결할 수 있도록 설명해 드리겠습니다.
엑셀 파일 용량
엑셀(excel) 파일의 용량이 크면, 엑셀을 실행할 때 파일이 열릴 때까지 대기 시간이 오래 걸리고, 용량이 큰 엑셀 파일을 이메일로 파일을 첨부할 때 용량 초과로 제한되는 경우도 있습니다. 또한, 엑셀 파일에 저장되는 데이터 양이 많아질수록 용량이 늘어나고 속도 또한 느려지기 마련입니다.
이러한 문제들은 공통적으로 엑셀 파일의 용량, 즉 파일 크기가 클 때 문제가 발생하게 됩니다. 이번 글에서는 엑셀 파일 용량을 줄일 수 있는 방법에 대해 자세하게 설명해 드리도록 하겠습니다.
엑셀 파일 용량 줄이기 5가지 방법
엑셀 파일 용량 줄이기 5가지 방법은 엑셀 파일의 용량이 큰 원인에 따라 적절한 방법을 활용해서 용량을 줄이는 방법들을 말합니다.
이미지가 엑셀 파일에 저장되어 있는 경우, 엑셀 파일에 원본 데이터가 많은 경우, 피봇 테이블을 사용하는 경우, 불필요한 함수가 많이 저장되어 있는 경우로 나누어 볼 수 있습니다.
이런 경우에는 각각 어떤 방법으로 엑셀 파일 용량을 줄일 수 있는지 설명해 드리겠습니다.
이미지 압축하기
이미지가 많이 포함되어 있는 엑셀 파일의 경우에는 엑셀에서 제공하는 이미지 압축 기능을 사용해서 엑셀 파일의 용량을 줄일 수 있습니다.
1. 엑셀 파일에 있는 이미지를 마우스 왼쪽 버튼으로 더블 클릭합니다.
2. 그림 서식 설정에서 “그림 압축” 메뉴를 클릭합니다.
3. 그림 압축 설정 창이 실행되면, 해상도 카테고리에서 “전자 메일(96 ppi): 공유할 문서 크기를 최소화합니다(E).” 옵션을 선택하고 “확인” 버튼을 클릭해서 이미지를 압축하여 엑셀 파일 용량을 줄입니다.
필요한 경우 “이 그림에만 적용(A)” 옵션을 선택해서 선택한 이미지만 압축하거나 옵션을 해제해서 엑셀 파일에 있는 모든 이미지 파일을 한 번에 압축할 수도 있습니다.
다만, 엑셀의 시트에서 셀 안에 넣은 이미지의 경우에는 설명해 드린 이미지 압축 설정은 적용되지 않기 때문에 엑셀 파일의 용량을 줄일 수 없습니다.
따라서 이런 경우에는 원본 이미지 파일의 용량을 줄인 다음 삽입해서 문제를 해결할 수 있습니다. 이미지 파일의 용량은 TinyPNG와 같은 이미지 압축 사이트를 이용하면 쉽게 용량을 줄일 수 있습니다.
파일 형식 변경하기
가장 간단하면서도 효율적인 엑셀 파일 용량 줄이기 방법 중 하나는 바로 엑셀 파일의 형식을 변경하는 것입니다. 엑셀은 다양한 파일 형식으로 저장할 수 있지만, 그중에서 바이너리 형식으로 저장해서 용량을 줄일 수 있습니다.
엑셀의 기본 확장자는 xlsx 형식입니다. xlsx 파일 형식은 xml을 기반으로 데이터를 저장합니다. 예를 들어 xlsx 파일의 확장자를 zip으로 변경한 다음 실행하면, 여러 개의 xml 데이터를 확인할 수 있습니다. 쉽게 말해 xml 방식은 태그라고 불리는 여러 구조 정보를 함께 포함하고 있습니다.
xlsx 파일 형식의 장점은 엑셀 프로그램 java와 python 등과 같은 다른 플랫폼들과 호환성이 뛰어난 장점이 있지만, 가장 큰 단점으로는 파일 용량이 커지는 문제가 있습니다.
따라서 엑셀 파일의 용량을 줄이기 위해서는 xlsx 파일 형식을 xlsb 파일 형식으로 변경하여 저장하면, 약 10%에서 최대 40%까지 엑셀 파일의 용량을 줄일 수 있습니다.
파일 형식 변경 방법은 다음과 같습니다.
1. 파일 용량을 줄일 엑셀 파일을 실행합니다.
2. “파일” > “다른 이름으로 저장” 메뉴로 이동합니다.
- 다른 이름으로 저장 단축키: 키보드 “Alt + F2” 키를 동시 입력
3. “xlsx” 파일 형식을 누른 다음 “Excel 바이너리 통합 문서 (*.xlsb)”를 선택한 다음 엑셀 파일을 저장합니다.
기존 xlsx 파일의 용량(Size)과 xlsb 형식으로 저장한 파일의 용량(Size)을 비교해 보면 엑셀 파일의 용량이 크게 줄어든 것을 확인할 수 있습니다.
엑셀 xlsb 파일 형식의 장점은 기본 파일 형식인 xlsx보다 읽기 및 쓰기 그리고 계산 속도가 더 빠르다는 장점이 있습니다. 따라서 엑셀 파일을 실행하는 데, 오랜 시간이 걸린다면, xlsb 파일 형식으로 변경해서 파일 실행 속도를 개선할 수 있습니다.
단, xlsb 파일로 변환하면 파워쿼리와 파워피벗을 사용할 수 없으며, 파이썬, 자바, ChatGPT 등에 파일을 업로드하는 등의 다른 플랫폼과 호환이 제한될 수 있는 단점도 있습니다.
피벗 테이블 엑셀 파일 용량 줄이기
엑셀 파일의 용량이 큰 이유 중에서 원본 파일에 담긴 데이터가 많은 경우보다는 피벗 테이블을 사용하면서 파일 용량이 커지는 경우가 대부분입니다. 기본적으로 피벗 테이블을 생성하는 것만으로도 엑셀 파일의 용량은 실제로 2배 정도 커지게 됩니다.
피벗 테이블을 생성하면, 엑셀 파일의 크기가 늘어나게 되는 이유는 피벗 테이블을 생성했을 때, 피벗 캐시라는 임시 데이터가 원본 데이터와 함께 생성하기 때문입니다.
피벗 테이블 때문에 용량이 큰 엑셀 파일의 용량을 줄이는 방법은 다음과 같습니다.
대부분 피벗 테이블로 만든 파일을 공유할 때는 원본 데이터도 함께 포함하는 경우가 대부분입니다. 포함하는 이유는 피벗 테이블에서 확인할 수 없는 항목을 원본 데이터에 확인할 수 있도록 하기 위함입니다.
하지만, 실제로 피벗 테이블을 생성하면, 그 안에 피벗 캐시와 함께 원본 데이터도 함께 생성됩니다. 따라서 피벗 테이블을 만든 다음에는 특정 값을 더블 클릭하면 피벗 테이블 내에 포함된 원본 데이터의 상세 내용을 확인할 수 있습니다.
따라서 피벗 테이블을 만들었다면, 원본 데이터가 이미 포함되어 있기 때문에 원본 데이터가 있는 시트(sheet)를 제거(삭제)하더라도 피벗 테이블은 올바르게 작동하고, 원본 데이터 또한 확인할 수 있습니다.
따라서 피벗 테이블 시트가 아닌 원본 데이터가 저장되어 있는 시트를 마우스 오른쪽 버튼으로 누른 다음 “삭제(D)” 버튼을 눌러서 피벗 테이블이 있는 엑셀 파일의 용량을 줄일 수 있습니다.
단, 피벗 테이블 엑셀 파일 용량 줄이기 작업을 할 때는 반드시 “다른 이름으로 저장하기” 기능으로 원본 파일은 그대로 유지한 상태로 원본 데이터 시트를 지운 파일은 새로운 파일로 저장해 두시기 바랍니다.
피벗 테이블 캐시 삭제 방법
피벗 테이블을 사용하는 분들 중에서 원본 데이터가 담겨 있는 시트를 삭제하지 않고, 유지하면서 엑셀 파일의 용량을 줄이길 원하는 분들에게도 방법이 있습니다.
피벗 테이블 내에 저장되어 있는 원본 데이터를 최소화하는 방법입니다.
하나의 엑셀 파일에 원본 데이터와 피벗 테이블이 함께 있는 상태에서 피벗 테이블을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 다음 “피벗 테이블 옵션(O)” 메뉴로 이동합니다.
피벗 테이블 옵션 창에서 “데이터” 탭으로 이동합니다. ‘피벗 테이블 데이터’ 카테고리에서 “파일에 원본 데이터 저장(S)” 옵션을 클릭해서 박스 체크 표시를 해제합니다.
그리고 “파일을 열 때 데이터 새로 고침(R)” 옵션을 클릭해서 박스 체크 표시합니다.
옵션 설정을 변경한 다음 “확인” 버튼을 누르고, 파일을 저장한 다음 엑셀 파일 용량이 줄어든 것을 확인할 수 있습니다.
단, 피벗 테이블 옵션을 변경해서 엑셀 파일 용량을 줄이면, 피벗 테이블 내에 원본이 저장되지 않기 때문에 엑셀 파일을 실행할 때는 다소 속도가 느려질 수 있습니다.
함수 제거 방법
엑셀 파일에 불필요한 함수가 포함되어 있다면, 엑셀 파일의 용량이 증가하게 됩니다. 따라서 불필요한 함수를 제거해서 엑셀 파일의 용량을 줄일 수 있습니다.
우선 엑셀 파일을 실행한 다음 키보드 “Ctrl + G” 키를 동시에 입력해서 “이동” 창을 실행합니다. “옵션(S)” 메뉴를 누른 다음 이동 옵션에서 “수식(F)” 옵션을 선택 후 “확인” 버튼을 클릭합니다.
그러면 엑셀 시트에서 함수가 포함된 셀이 선택되어 쉽게 확인할 수 있습니다. 함수가 포함되어 있는 셀을 선택한 다음 “복사”합니다. 복사한 셀을 마우스 오른쪽 버튼을 눌러서 붙여 넣기 옵션에서 “값(V)”을 선택해서 복사 붙여 넣기 하면, 함수를 쉽게 제거할 수 있습니다.
이상으로 엑셀 파일 용량 줄이기 5가지 방법으로 이미지 압축하기, 파일 형식 변경하기, 피벗 테이블 엑셀 파일 용량 줄이기, 피벗 테이블 캐시 삭제 방법, 함수 제거 방법까지 모두 설명해 드렸습니다.
설명해 드린 방법은 엑셀 파일의 용량이 커지는 원인이 이미지 때문인지 원본 파일의 데이터가 많은지 또는 피벗 테이블이나 함수 때문인지 확인 후 근본적인 원인을 해결하여 파일 용량을 대폭 줄일 수 있는 방법이니 유용하게 활용해 보시기 바랍니다.
IT 카테고리 추천 글
2. 닉네임 생성기
