해촉증명서는 근로자가 회사에서 근로하고 있지 않다는 사실을 증명하여 국민건강보험 소득 조정 및 정산제도 신청 시 제출하여 건강보험료를 조정받을 수 있는 대표적인 증명 서류입니다. 이번 글에서는 해촉증명서 양식 다운로드 및 발급 요청 방법과 제출 방법까지 안내해 드리겠습니다.
목차
해촉증명서란
해촉증명서는 재직했던 회사에서 근로자를 더 이상 고용하고 있지 않다는 사실을 확인하는 내용을 담은 증명 서류입니다. 해촉증명서는 퇴직한 근로자의 근무 이력과 보수 지급 관계가 완전히 종결되었다는 사실을 사용자(고용주)가 상세히 기재하여 증명하는 문서입니다.
법적으로 해촉증명서는 위촉했던 직책이나 자리에서 물러났음을 공식적으로 증명하는 문서이며, 발급 기관과의 고용관계 및 금전적 지불 관계가 완전히 종료되었다는 사실을 입증할 수 있습니다.
실무적으로 해촉증명서는 프리랜서나 특수고용직 종사자가 일시적 또는 비정기적 소득이 더 이상 발생하지 않음을 증명하여 건강보험료와 국민연금 보험료를 조정을 위해 소득 중단 사실을 입증하는 행정 서류입니다.
해촉증명서는 재직증명서 또는 경력증명서와 유사한 개념이지만, 계약 종료에 초점을 맞춘 증명 서류이며, 정규직 근로자보다는 프리랜서와 특수고용직 등의 근로자에게 적용되는 문서입니다.
해촉증명서는 주로 국민건강보험공단 건강보험료 조정과 국민연금공단에 연금 보험료를 조정하기 위해 제출하는 서류이며, 소득 증명과 경력 증명 용도로도 활용할 수 있습니다.
해촉증명서 양식
해촉증명서 양식은 공식적으로 정해진 것은 없지만, 필수 기재사항은 있습니다. 또한, 해촉증명서에는 필수적으로 기재해야 하는 사항들이 있습니다.
- 증명서 발급일자
- 신청인 정보 : 이름, 주민등록번호, 주소, 전화번호
- 회사 정보 : 근무처 명칭, 사업자등록번호, 소재지, 대표이사 이름
- 근로 정보 : 근무기간(연/월/일), 해촉 사유, 직위
- 발급 기관의 날인
위와 같은 해촉증명서 필수 기재사항만 포함되어 있다면, 별다른 양식을 지키지 않더라도 해촉증명서로서 사용할 수 있습니다.
양식 다운로드
3가지 종류의 해촉증명서 양식을 다운로드해서 사용하시기 바랍니다.
다운로드 링크를 클릭하면, 해촉증명서 양식을 다운로드할 수 있는 구글 드라이브 홈으로 이동합니다. 다운로드 페이지 우측 상단에 “다운로드” 버튼을 버튼을 클릭하면, hwp 파일 형식의 해촉증명서 양식을 다운로드할 수 있습니다.
해촉증명서 발급 요청 방법
해촉증명서는 계약 또는 근로했던 회사의 인사담당자에게 전화로 발급을 요청하거나, 회사에 직접 방문하여 발급을 요청할 수 있습니다. 또한, 이메일이나 팩스로 요청할 수 있으며, 다양한 방법(이메일, 팩스, 우편 등)으로 해촉증명서를 수령할 수 있습니다.
해촉증명서는 근로자(프리랜서, 특수 고용직 등)가 퇴직 후 3년 이내에 고용주에게 발급을 요청했을 때, 발급받을 수 있습니다. 다만, 3년이 지난 후에도 고용주가 자유롭게 발급은 가능합니다.
해촉증명서를 발급받았다면, 해촉증명서에 근무기간이 정확하게 기재되어 있는지 확인하고, 대표자 직인 또는 날인 여부와 회사 정보(사업자등록번호, 소재지 등)가 정확하게 기재되어 있는지 확인 후 국민건강보험공단에 제출해서 건강보험료를 조정받거나 다른 회사에 제출하여 경력증명서의 용도로 활용할 수 있습니다.
해촉증명서 발급 거부 해결 방법
해촉증명서 발급 요청 방법은 매우 간단하지만, 회사에서 해촉증명서 발급 거부 시에는 어떻게 해결해야 하는지 알려드리도록 하겠습니다.
해촉증명서 발급을 회사에서 거부할 경우에는 관할 고용노동청에 진정 신고를 해야 합니다. 관할 고용노동청이란 발급 의무를 가진 회사 소재지의 관할 고용노동청을 의미합니다.
신고 접수를 받은 관할 고용노동청의 근로감독관은 회사에 시정명령을 내리게 되고, 7일 이내에 시정기간을 부여합니다. 시정기간 동안 근로자에게 해촉증명서를 발급하지 않은 경우에는 500만 원 이하의 과태료가 부과될 수 있습니다.
다만, 위와 같은 발급 거부 해결을 위해서는 근로자가 근로자성을 인정받아야 합니다. 근로자 인정을 받기 위해서는 업무지시 관련 자료(이메일, 메신저 등), 월급여 자료(계좌이체 내역), 출퇴근 기록, 계약서 사본 등의 입증 자료가 필요할 수 있습니다. 관할 고용노동청에서 위와 같은 근로자성 인정 서류를 요청할 때는 해당 서류를 제출해야 합니다.
만약 근로자성 입증이 어려운 경우에는 과태료 부과가 어려울 수 있으며, 해촉증명서 발급이 어려울 수 있습니다. 따라서 해촉증명서는 계약 종료 시점에 맞춰서 미리 회사에서 발급받는 것이 가장 안전한 방법이기도 합니다.
해촉증명서 발급 의무를 가지고 있는 회사가 폐업 등의 사유로 발급이 불가능한 경우에는 국민건강보험공단에 문의하여 대체 방안을 확인해야 합니다. 대체 방법으로는 해촉증명서를 대체할 수 있는 서류를 제출하여 건강보험료 조정 신청을 할 수 있습니다.
해촉증명서 제출 방법
발급받은 해촉증명서는 국민건강보험공단에 제출하여 건강보험료를 조정받을 수 있습니다.
해촉증명서 제출 방법은 국민건강보험 홈페이지 인터넷 제출 또는 The건강보험 모바일 앱으로 제출하거나, 국민건강보험공단 방문 제출, 우편 및 팩스 등 다양한 방법으로 제출할 수 있습니다.
좀 더 자세한 해촉증명서 제출 방법은 건강보험료 조정 신청 2가지 방법 글을 참고하시기 바랍니다.
해촉증명서 FAQ
Q1. 해촉증명서는 어디에 제출해서 사용하나요?
A1. 해촉증명서는 주로 국민건강보험공단에 제출하여 소득이 없다는 사실을 증명하고, 건강보험료를 조정받을 수 있습니다.
Q2. 프리랜서도 해촉증명서가 필요한가요?
A2. 네. 프리랜서도 회사와의 계약 종류 후 건강보험료 조정을 위해서는 해촉증명서가 필요합니다.
Q3. 해촉증명서는 퇴직이나 계약 종료 후 언제까지 발급받을 수 있나요?
A3. 해촉증명서는 퇴직 및 계약 종료 후 30일 이내에 발급받을 수 있습니다. 해촉증명서는 근로기준법 제39조(사용증명서)에 근거하여 사용자가 근로자의 요청에 따라 발급해야 하는 공식 문서입니다. 이에 사용자는 퇴직 후 근로자 요청에 따라 사용 기간, 업무 종류, 직위, 임금 등에 관한 해촉증명서를 청구하면, 사실대로 적은 증명서를 즉시 발급해야할 법적 의무가 있습니다.
근로기준법 시행령 제19조(사용증명서의 청구)에 따르면 사용증명서를 청구할 수 있는 자격은 계속하여 30일 이상 근무한 근로자이며, 청구 가능한 기한은 퇴직 후 3년 이내입니다.
따라서 퇴직 후 3년이 경과한 경우에는 사용자(고용주)가 해촉증명서를 발급해주어야 할 의무가 없지만, 사용자가 자발적으로 발급해 줄 수는 있습니다. 또한, 30일 미만 근무자는 해촉증명서 발급을 요청할 권리가 없습니다.
Q4. 해촉증명서는 누가 발급받을 수 있나요?
A4. 해촉증명서는 프리랜서, 특수고용직 종사자 등 30일 이상 근무했으며, 계약이 종료된 모든 근로자가 발급받을 수 있습니다.
Q5. 국민건강보험공단에 해촉증명서는 언제 제출하는 것이 좋은가요?
A5. 해촉증명서는 건강보험료가 재산정되는 매년 11월 이전에 제출하는 것이 좋습니다.
Q6. 해촉증명서를 제출하면, 건강보험료 조정은 언제 받을 수 있나요?
A6. 국민건강보험공단에 해촉증명서를 제출하면, 다음 달 건강보험료부터 조정된 보험료가 부과됩니다.
Q7. 회사가 폐업해서 해촉증명서를 발급받을 수 없을 때는 어떻게 해야 하나요?
A7. 회사 폐업으로 해촉증명서 발급이 어려울 때는 국민건강보험공단이나 국민연금공단에 문의하여 해촉증명서 대체 서류를 제출하여 건강보험료 조정을 받을 수 있습니다.
해촉증명서 대체 서류로는 폐업사실증명원과 원천징수영수증 또는 소득금액증명원 그리고 근로계약서 사본을 국민건강보험공단에 제출할 수 있습니다. 이외에 국민연금 가입증명서, 근로소득 원천징수영수증, 사업자등록증 사본, 소득증빙 자료가 있습니다.
Q8. 회사에서 해촉증명서 발급을 거부하는데, 어떻게 해야 하나요?
A8. 해촉증명서 발급 거부 시에는 관할 고용노동청에 신고할 수 있으며, 발급을 거부한 회사는 500만 원 이하의 과태료가 부과될 수 있습니다.
근로기준법 제39조(사용증명서)와 근로기준법 시행령 제19조(사용증명서의 청구)에 따라 사용자는 근로자가 요청 시 해촉증명서 등의 증명서 발급 요청에 응해야 합니다. 발급을 거부했을 때는 근로기준법 제116조(과태료)에 따라 과태료가 부과될 수 있습니다.
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